FileCenter DMS is de meest complete en goedkope documentbeheersoftware voor kleine kantoren. Het combineert eenvoudig scannen en bestandsorganisatie met krachtige PDF-creatie en -bewerking. Het bevat ook OCR, zoeken en integratie met cloudservices zoals Google Drive, OneDrive en Dropbox. FileCenter DMS levert feature-for-feature voor een prijs die de concurrentie niet kan evenaren.

Documentbeheer voor kleine bedrijven

Professionele kantoren en kleine bedrijven zijn grotendeels genegeerd in de documentbeheer- en DMS-arena. Dit omvat financiële planners, advocaten, accountants, verzekeringsmakelaars, productiefaciliteiten, magazijnen - elke kleine industrie die grote hoeveelheden papier moet verwerken en organiseren. Of het nu gaat om facturen of ontvangstbewijzen, contracten of kwaliteitscontroledocumenten, financiële overzichten of medische dossiers en boedelplannen... deze industrieën zijn gedwongen te worstelen onder het gewicht en de kosten van volledige bedrijfssystemen, of kiezen ervoor om het zonder te doen.

FileCenter DMS vult deze leemte met een volledig uitgeruste, zeer betaalbare DMS die speciaal is ontworpen voor kleine bedrijven.

U kunt elk van uw bestaande bestanden in FileCenter DMS brengen om te organiseren, zonder rommelige imports of conversies - en vervolgens beginnen te genieten van de krachtige documentbeheerfuncties van FileCenter, zoals naamgevingsopties, mapsjablonen en eenvoudig zoeken naar documenten.

Beheer en organiseer bestanden vanuit één enkele, uniforme interface

Krachtige documentbeheersoftware hoeft niet complex te zijn. Organiseer uw bestanden, scan uw papieren documenten, bewerk uw PDF's en doorzoek uw archieven vanuit één overzichtelijke, eenvoudige interface op een manier die logisch is: elektronische archiefkasten. Deze kasten gebruiken een vertrouwde kast/lade/map-indeling, in een eenvoudige stroom van links naar rechts. Kasten "overlappen" automatisch gewone Windows-mappen, zodat u uw bestaande bestanden in kasten kunt bekijken zonder ze te importeren. U kunt ook elk type Windows-bestand in een kast opslaan. (Als u de voorkeur geeft aan een traditionele Explorer-indeling, biedt FileCenter ook een Explorer-weergave.)

Open en sla elk bestandstype

op FileCenter DMS kan elk type Windows-bestand opslaan. Het integreert ook netjes met de functies Opslaan en Openen van de meeste programma's. Dit betekent dat u (optioneel) uw standaard Windows Opslaan/Openen-dialogen kunt vervangen door aangepaste FileCenter-versies. Sla bestanden rechtstreeks op in uw archiefkasten vanuit de meeste van uw programma's, als onderdeel van uw gebruikelijke workflow - importeren is niet nodig. Open ze vervolgens opnieuw vanuit FileCenter in uw favoriete toepassingen. Deze integratie kan per programma worden in-/uitgeschakeld.

Bestanden opslaan met vooraf gedefinieerde naamgevingsregels

Het meest vervelende aan het opslaan van een bestand is nu het makkelijkste: een naam kiezen. Stel een lijst op met uw gebruikelijke bestandsnamen. Voeg dynamische informatie toe als u dat wilt. Wanneer het tijd is om een bestand op te slaan of te hernoemen, geeft u het een naam met een muisklik. FileCenter DMS Professional en Pro Plus voegen ook regels voor bestandsnaamgeving toe die bekend staan als Naming Options. Deze kunnen dynamische informatie bevatten, zoals datums, namen van klanten of patiënten en incrementen. U kunt zelfs bestandsnaamtekst uit barcodes of de OCR-tekst van het document halen. Geef uw bestanden of nieuwe scans letterlijk een naam en sla ze op met een paar muisklikken.

Beheer binnenkomende bestanden met een inbox

Als u een gestage stroom bestanden in een specifieke map ontvangt, kan FileCenter DMS u een gesplitste weergave tonen met deze inbox bovenaan en uw normale kasten onderaan. Het is dan eenvoudig om de binnenkomende bestanden naar uw kasten te verplaatsen. Combineer deze functie met Naming Options en de Drop Renaming-functie en u kunt letterlijk tientallen binnenkomende bestanden ordenen en hernoemen met een eenvoudige drag-and-drop.

Zorg voor consistente mapindelingen met sjablonen

Maak het instellen van gestandaardiseerde mapstructuren een fluitje van een cent door mapindelingen om te zetten in herbruikbare sjablonen. U kunt herbruikbare mapindelingen definiëren die zo eenvoudig of complex zijn als u wilt, inclusief geneste mappen die vele lagen diep zijn. U kunt deze indelingen vervolgens toepassen op elke lade of map. Ze worden vooral handig wanneer u nieuwe laden of mappen toevoegt - pas tegelijkertijd een mapindeling toe. Consistente indelingen zijn essentieel voor een gebruiksvriendelijk bestandsorganisatiesysteem.

Systeemvereisten:

Besturingssysteem: Windows 10 of nieuwer. Volledige compatibiliteit met 64-bits machines.

CPU: 4-core processor / 8-core aanbevolen

Geheugen: 4 GB / 12-16 GB aanbevolen

Scanner: TWAIN-compatibele scanner of een ScanSnap (als u van plan bent te scannen)

Altijd als Administrator uitvoeren en virusscanner uit!