FileCenter DMS is de meest complete en goedkope documentbeheersoftware voor kleine kantoren. Het combineert eenvoudig scannen en bestandsorganisatie met krachtig maken en bewerken van PDF's. Het omvat ook OCR, zoeken en integratie met cloudservices zoals Google Drive, OneDrive en Dropbox. Feature-voor-feature levert FileCenter DMS tegen een prijs die de concurrentie niet kan evenaren.
Documentbeheer voor kleine bedrijven
Professionele kantoren en kleine bedrijven worden grotendeels genegeerd op het gebied van documentbeheer en DMS. Dit omvat financiële planners, advocaten, accountants, verzekeringsmakelaars, productiefaciliteiten, magazijnen – elke kleine industrie die grote hoeveelheden papier moet verwerken en organiseren. Of het nu gaat om facturen of kwitanties, contracten of kwaliteitscontroledocumenten, financiële overzichten of medische dossiers en boedelplannen... deze industrieën zijn gedwongen te worstelen onder het gewicht en de kosten van volledige bedrijfssystemen, of hebben ervoor gekozen om het zonder te doen.
FileCenter DMS vult deze leemte met een volledig uitgerust, zeer betaalbaar DMS dat speciaal is ontworpen voor kleine bedrijven.
U kunt al uw bestaande bestanden in FileCenter DMS plaatsen om ze te ordenen, zonder rommelige import- of conversies. Vervolgens kunt u genieten van de krachtige functies voor documentbeheer van FileCenter, zoals naamgevingsopties, mapsjablonen en eenvoudig zoeken naar documenten.
Beheer en organiseer bestanden vanuit één enkele, uniforme interface
Krachtige software voor documentbeheer hoeft niet complex te zijn. Organiseer uw bestanden, scan uw papieren documenten, bewerk uw PDF's en doorzoek uw archieven vanuit één overzichtelijke, eenvoudige interface op een zinvolle manier: elektronische archiefkasten. Deze kasten gebruiken de bekende kast-/lade-/mapindeling, in een gemakkelijke stroom van links naar rechts. Cabinets "overlayen" automatisch reguliere Windows-mappen, zodat u uw bestaande bestanden in kabinetten kunt bekijken zonder ze te importeren. U kunt ook elk soort Windows-bestand in een kast bewaren. (Als u de voorkeur geeft aan een traditionele Verkenner-indeling, biedt FileCenter ook een Verkenner-weergave.)
Elk bestandstype openen en opslaan
FileCenter DMS kan elk soort Windows-bestand opslaan. Het integreert ook netjes met de Save- en Open-functies van de meeste programma's. Dit betekent dat u (optioneel) uw standaard Windows Save/Open-dialoogvensters kunt vervangen door aangepaste FileCenter-versies. Sla bestanden vanuit de meeste van uw programma's rechtstreeks op in uw archiefkasten, als onderdeel van uw gebruikelijke workflow – importeren is niet nodig. Open ze vervolgens opnieuw vanuit FileCenter in uw favoriete toepassingen. Deze integratie kan per programma worden in-/uitgeschakeld.
Bestanden opslaan met vooraf gedefinieerde naamgevingsregels
Het meest vervelende deel van het opslaan van een bestand is nu het gemakkelijkste: een naam kiezen. Stel een lijst op met uw gebruikelijke bestandsnamen. Voeg dynamische informatie toe als je dat wilt. Wanneer het tijd is om een bestand op te slaan of de naam ervan te wijzigen, geeft u het een naam met een muisklik. FileCenter DMS Professional en Pro Plus voegen ook regels voor bestandsnaamgeving toe, ook wel naamgevingsopties genoemd. Deze kunnen dynamische informatie bevatten, zoals datums, klant- of patiëntnamen en verhogingen. U kunt zelfs bestandsnaamtekst uit streepjescodes of de OCR-tekst van het document halen. Geef uw bestanden of nieuwe scans letterlijk een naam en sla ze op met een paar muisklikken.
Beheer inkomende bestanden met een inbox
Als u een gestage stroom bestanden naar een specifieke map ontvangt, kan FileCenter DMS u een gesplitste weergave tonen met deze inbox bovenaan en uw gewone kasten onderaan. Vervolgens verplaatst u de binnenkomende dossiers eenvoudig naar uw kasten. Combineer deze functie met Naming Options en de Drop Renameing-functie, en je kunt letterlijk tientallen inkomende bestanden ordenen en hernoemen met eenvoudig slepen en neerzetten.
Zorg voor consistente mapindelingen met sjablonen
Maak het opzetten van gestandaardiseerde mapstructuren een fluitje van een cent door mapindelingen om te zetten in herbruikbare sjablonen. U kunt herbruikbare mapindelingen definiëren die zo eenvoudig of complex zijn als u wilt, inclusief geneste mappen met veel lagen diep. U kunt deze lay-outs vervolgens op elke lade of map toepassen. Ze worden vooral handig als u nieuwe laden of mappen toevoegt en tegelijkertijd een mapindeling toepast. Consistente lay-outs zijn van cruciaal belang voor een gebruiksvriendelijk bestandsorganisatiesysteem.
Systeemvereisten: Besturingssysteem
: Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10, Windows Server 2003 (of nieuwer). Volledige compatibiliteit met 64-bits machines.
CPU: 750 MHz
Geheugen: 500 MB RAM*
Ruimte op harde schijf: 100 MB*
Scanner: TWAIN-compatibele scanner of een ScanSnap
*Extra geheugen en CPU-snelheid worden sterk aanbevolen voor betere OCR-prestaties. Als u desktopzoeken gebruikt, is er extra ruimte op de harde schijf nodig voor zoekindexen.
Altijd de virusscanner uitschakelen!
